Gestionale recupero crediti: come gestire scadenze e insoluti con Mexal
Una fattura emessa non è ancora un incasso. Per molte Aziende, la parte più impegnativa comincia dopo la vendita: verificare le scadenze, controllare i pagamenti, contattare i clienti e ricordare quanto concordato.
Un gestionale recupero crediti aiuta a organizzare queste attività, rendendo più semplice individuare le fatture insolute, programmare i solleciti e consultare lo storico dei contatti con i Clienti.
Quando verifiche e comunicazioni sono distribuite tra fogli Excel, email e appunti, il rischio è dimenticare una posizione aperta oppure inviare un sollecito senza conoscere gli ultimi aggiornamenti.
Un software recupero crediti integrato con gestionale permette di lavorare sui dati contabili già disponibili.
Per chi utilizza Passepartout Mexal, significa collegare lo scadenzario a un processo con azioni, tempi e comunicazioni definiti.
Vediamo come organizzare la gestione dei crediti commerciali e quali strumenti possono aiutare le PMI a controllare scadenze e mancati pagamenti.
Crediti insoluti: cosa sono e perché monitorarli
Nel linguaggio aziendale, i crediti insoluti indicano comunemente gli importi che i Clienti non hanno pagato entro la scadenza concordata. Un ritardo può dipendere da una dimenticanza, da un documento mancante, da una contestazione oppure da una difficoltà finanziaria.
| Comprendere la causa aiuta a scegliere l’intervento. Un Cliente che attende una copia della fattura richiede una risposta diversa rispetto a chi continua a rinviare il pagamento. |
Le conseguenze possono coinvolgere tutta l’organizzazione:
- minore liquidità disponibile per le attività aziendali;
- maggiore tempo amministrativo dedicato a verifiche e contatti;
- difficoltà nella pianificazione dei pagamenti ai fornitori;
- incertezza sulle tempistiche degli incassi.
Per ogni posizione occorre conoscere importo aperto, giorni di ritardo, attività svolte e prossima azione. Il totale dello scaduto offre una prima indicazione, mentre il dettaglio permette di decidere dove intervenire.
Gestione recupero crediti: come organizzare attività e responsabilità
Una buona gestione del recupero crediti comincia da regole condivise: chi verifica i pagamenti, quando inviare le comunicazioni, come registrare le risposte e quando coinvolgere il responsabile amministrativo o commerciale.
Un processo operativo può prevedere:
- controllo delle scadenze e degli incassi registrati;
- invio di un promemoria prima della scadenza, quando previsto;
- primo sollecito dopo la verifica del mancato pagamento;
- successivi contatti con tempi e contenuti differenziati;
- valutazione delle posizioni che richiedono una decisione specifica.
Per il recupero crediti nelle PMI, la continuità conta quanto la tempestività. Un processo semplice, seguito regolarmente, aiuta a individuare le eccezioni e a distribuire il lavoro tra gli operatori.
Occorre inoltre distinguere le posizioni da sollecitare da quelle sospese per verifiche, contestazioni o accordi di pagamento.
Registrare queste informazioni evita comunicazioni poco opportune e facilita la collaborazione tra amministrazione e area commerciale.
Software sollecito Clienti: quando e come contattare il destinatario
Un software per il sollecito clienti aiuta a rispettare le tempistiche stabilite dall’Azienda. Prima dell’invio bisogna verificare gli incassi registrati e gli eventuali accordi presenti sulla posizione.
La cadenza va definita in base alle procedure aziendali e alle caratteristiche dei Clienti.
Un possibile percorso comprende un promemoria prima della scadenza, un primo sollecito cortese dopo la verifica del mancato incasso e un successivo contatto in assenza di riscontro.
Il sollecito automatico delle fatture dovrebbe riportare riferimenti precisi: numero del documento, data di scadenza, importo e modalità di pagamento. Il tono può diventare progressivamente più fermo, mantenendo chiarezza e professionalità.
Anche il destinatario conta: raggiungere il referente amministrativo corretto rende più semplice ottenere un riscontro.
| Un’app per il sollecito pagamenti deve quindi inserirsi in un processo che preveda anagrafiche aggiornate e contatti verificati. |
Software gestione insoluti: il valore dell’integrazione con il gestionale
Un software di gestione insoluti offre maggiore utilità quando utilizza le informazioni già presenti nel sistema amministrativo: Clienti, documenti, rate, scadenze e stati di pagamento.
Un archivio separato richiede ulteriori verifiche di allineamento. La stessa posizione potrebbe risultare pagata nel gestionale e ancora aperta nel foglio utilizzato per preparare i solleciti.
L’integrazione permette di costruire il processo intorno allo scadenzario e riduce la necessità di mantenere elenchi paralleli.
Per chi cerca un software per le fatture non pagate, è importante verificare anche la gestione delle rate: una fattura può prevedere più scadenze, ciascuna con tempi e attività differenti. Il dettaglio della singola rata consente di seguire la posizione con maggiore precisione.
Gestionale recupero crediti per Mexal: l’APP Workflow Recupero Crediti
Workflow Recupero Crediti è l’APP di Lineacomputer integrata in Passepartout Mexal, compatibile con lo scadenzario a documento e a partite.
L’APP utilizza i dati dello scadenzario per organizzare solleciti e promemoria attraverso elaborazioni pianificate. L’operatore può consultare le posizioni e seguire le attività direttamente nell’ambiente gestionale.
Automazione dei solleciti e flussi di lavoro personalizzabili
Il processo viene organizzato in stati configurabili, associando alle diverse fasi tempi, comunicazioni e passaggi successivi. Le operazioni pianificate permettono di elaborare lo scadenzario e gestire solleciti e promemoria secondo le regole impostate.
La situazione è consultabile in vista Kanban o griglia. Per ogni rata si possono verificare lo stato di avanzamento e i giorni mancanti al termine dello step.
L’Azienda può così definire un percorso coerente con le proprie procedure, mantenendo la possibilità di sospendere gli automatismi quando una posizione richiede una verifica.
Referenti e storico delle comunicazioni
L’APP permette di gestire solleciti automatici e manuali, template personalizzabili e destinatari individuati anche tra i referenti del Cliente.
Nel dettaglio della scadenza è possibile gestire invii email e PEC e registrare telefonate e note. Lo storico consente ai colleghi di consultare le attività precedenti prima di effettuare un nuovo contatto.
Le impostazioni permettono inoltre di raggruppare le comunicazioni per Cliente e stato.
Integrazione amministrativa e gestione documentale
Il collegamento allo scadenzario di Mexal mantiene le attività di recupero associate alle scadenze amministrative già presenti nel gestionale.
La sezione Allegati permette di importare documenti, archiviarli in Docuvision e utilizzarli nelle comunicazioni al Cliente.
Sono previste anche la gestione delle scadenze posticipate e la possibilità di differenziare l’ingresso nel recupero crediti in base al tipo di pagamento e alla causale di insoluto.
Analisi dello scaduto e monitoraggio degli incassi previsti
I grafici dello scaduto per stato e per giorni di ritardo aiutano a individuare dove si concentrano le posizioni aperte e a stabilire le priorità operative.
La sezione Promemoria permette di seguire le rate non ancora scadute e inviare comunicazioni anticipate secondo i parametri impostati.
Le panoramiche degli incassi previsti per giorno, settimana o mese rappresentano gli importi attesi in base alle scadenze. Devono quindi essere valutate considerando eventuali accordi e ritardi dei Clienti.
DSO e software: come calcolare i giorni medi di incasso
Il DSO, dall’inglese Days Sales Outstanding, è un indicatore utilizzato per stimare i giorni medi di incasso dei crediti commerciali.
Una formula comunemente utilizzata è:
DSO = (Crediti commerciali aperti / Vendite a credito del periodo) × Giorni del periodo
Ad esempio, con 100.000 euro di crediti aperti e 600.000 euro di vendite a credito in 180 giorni, il risultato è un DSO di 30 giorni. Il calcolo deve utilizzare dati coerenti per periodo e perimetro.
Questo valore comprende anche crediti non ancora scaduti: per interpretarlo occorre considerare le condizioni di pagamento concesse e l’andamento delle vendite.
Per chi cerca un software per il DSO, è utile distinguere il calcolo dell’indicatore dal monitoraggio operativo. Workflow Recupero Crediti presenta grafici dello scaduto e dei giorni di ritardo; il calcolo del DSO costituisce un’analisi distinta, che può affiancare queste informazioni.
Recupero crediti PMI: software, agenzia o factoring?
Nel recupero crediti B2B per le PMI, la scelta dipende dal problema da affrontare.
Il software supporta l’organizzazione interna: aiuta a individuare le posizioni da seguire, rispettare le procedure e conservare lo storico dei contatti. Un’agenzia viene invece incaricata di svolgere attività di recupero per conto dell’impresa.
I due strumenti possono intervenire in momenti diversi dello stesso percorso. Avere documenti e informazioni ordinati facilita anche l’eventuale affidamento di una posizione all’esterno.
Il factoring prevede la cessione dei crediti a un operatore specializzato e può comprendere gestione, anticipazione finanziaria e garanzia, secondo il contratto.
Può quindi affiancare le procedure interne di controllo degli incassi.
Domande frequenti sul gestionale recupero crediti
Quanto costa un software recupero crediti?
Il costo complessivo comprende il canone o la licenza e gli eventuali servizi di configurazione, avviamento e assistenza. Per Workflow Recupero Crediti è possibile consultare il prezzo pubblicato su PassStore e richiedere una proposta che tenga conto dei servizi necessari alla propria azienda.
Si integra con Passepartout Mexal?
Sì. L’APP utilizza lo scadenzario di Mexal, sia a documento sia a partite, collegando le scadenze alla gestione operativa di solleciti e promemoria.
Quando inviare il primo sollecito?
Dopo aver verificato il mancato pagamento e gli eventuali accordi con il Cliente, seguendo le tempistiche definite dall’Azienda. È utile differenziare il promemoria prima della scadenza dal sollecito successivo.
Il software garantisce il recupero delle fatture insolute?
Il software rende il processo più ordinato e tracciabile. L’esito dipende anche dalla situazione del Cliente, dalle eventuali contestazioni e dalle azioni intraprese dall’Azienda.
Come iniziare a utilizzare l’APP?
Si parte dalla definizione dei pagamenti da gestire, degli stati del workflow, delle tempistiche e dei destinatari. Si configurano quindi i testi delle comunicazioni e le operazioni pianificate.
Per approfondire le funzionalità, consulta Workflow Recupero Crediti su PassStore oppure contattaci per valutare come organizzare il recupero crediti sulla tua installazione Mexal.